O que significa "software certificado"
Em Portugal, empresas com volume de negócios acima de um determinado limiar são obrigadas a emitir faturas através de programas certificados pela Autoridade Tributária. A certificação garante que o software cumpre requisitos técnicos definidos por lei — numeração sequencial, assinatura digital dos documentos e comunicação de dados à AT. Antes de adotar qualquer solução de faturação, confirme se está na lista de programas certificados publicada pela Autoridade Tributária.
SAF-T (PT) e comunicação à Autoridade Tributária
O ficheiro SAF-T (PT) é o formato standard usado para comunicar dados de faturação à Autoridade Tributária, seja de forma automática (via webservice, para a maioria das empresas) seja por submissão mensal, dependendo do regime da empresa. Um bom software de faturação gera este ficheiro automaticamente — se tiver de o construir manualmente, é sinal de que a solução não está a acompanhar as suas obrigações da forma que deveria.
Séries documentais e comunicação prévia
Antes de emitir faturas numa série nova, essa série tem de ser comunicada à Autoridade Tributária. Isto aplica-se também quando muda de software ou abre uma nova loja/posto de faturação. É um dos detalhes mais esquecidos em processos de migração — vale a pena confirmar com o fornecedor do software que este passo está garantido.
Manter séries e documentos organizados
Para além da conformidade legal, séries e documentos bem organizados facilitam a vida em auditorias, na contabilidade e no dia a dia da equipa comercial. Evite ter múltiplas séries manuais em folhas de cálculo paralelas ao sistema — é a forma mais comum de gerar inconsistências fiscais.
Escolher uma solução com suporte local
A legislação fiscal portuguesa muda com regularidade — novas obrigações de comunicação, novos formatos, novos prazos. Um fornecedor com suporte local e conhecimento da realidade fiscal portuguesa consegue adaptar mais depressa a sua faturação a essas mudanças do que uma solução genérica sem equipa dedicada em Portugal.